Visualisierung in Besprechungen – Schlafmittel oder Effizienzsteigerung?

Meetings sind in den heutigen Führungsebenen der Unternehmen „das“ Thema, denn entweder schlafen die Teilnehmer ein, verfangen sich in endlosen Diskussionen oder das Meetings ist das Event schlechthin, auf welches sich schon tage- oder monatelang Mitarbeiter freuen.

Letzteres ist vor allem in den vergangenen Jahren durch die IT-Branche und allen voran, durch das Unternehmen Apple populär und massenwirksam geworden.

Ein großer Teil einer guten Präsentation hängt dabei von der Visualisierung des besprochenen Themas ab.

Immer wieder stellen sich die Fragen:

• Wieviel kann den Zuhörern/Teilnehmern zugemutet werden?
• Welche Informationen sollen die Zuhörer auch nach dem Ende Präsentation behalten?
• Wie kann ich die Emotionen der Teilnehmer des Meetings wecken?

Wie werden die Zuhörer dazu angehalten, selbst weiter zu denken oder sich mit den Themen zu beschäftigen?
Um effiziente und innovative Meetings zu gestalten, ist es also eine Schlüsselaktivität, die Visualisierung einer Präsentation zu beherrschen, sodass die wichtigsten Informationen an die Teilnehmer gelangen! Lesen Sie hier unsere Tipps und Vorschläge.

Visualisierung in Besprechungen – Muss das sein?

Grundsätzlich stellt sich die Frage inwiefern die Visualisierung von Meetings notwendig ist. Vor 15 Jahren gingen die Meinungen noch sehr weit auseinander, ob eine gute Präsentation mit Flipchart, Handouts oder anderen Dingen gestaltet wird oder ob eine trockene, frontale Vermittlung von Daten besser ist. Heutzutage hingegen ist es Gang und Gebe, dass PowerPoint Präsentationen genutzt werden in Kombination mit musikalischen Untermalungen.

Um zu verstehen, ob und welchen Sinn Visualisierungen von Sachverhalten machen, sollte man einen Blick auf die Möglichkeiten des Menschen, Dinge zu behalten, werfen!

Welche Möglichkeit, um sich Informationen einzuprägen, ist am besten?

Die menschlichen Fähigkeiten in Bezug auf das Lesen und Verstehen von Texten sind noch sehr jung, denn im Vergleich zur Menschheitsgeschichte, welche vor 2,6 Millionen Jahren begann, konnten wir erst recht spät Lesen und Schreiben. Im Mittelalter (ab 1100 n.Chr.) begann die Alphabetisierung der breiten Gesellschaft. Immer mehr Menschen aus verschiedenen Schichten, die sich Bildung leisten konnten, lernten Lesen und Schreiben. Trotzdem gab es auch damals schon Ausbildungen und Lehren für Berufe. Diese Ausbildungen jedoch beruhten vorrangig auf der Vermittlung von Wissen auf visuellem und sprachlichem Wege. Dem Menschen ist es also eigen, dass er sogar besser mit Hilfe von Bildern, Farben, etc., d.h. Visualisierungen lernen kann.

Hierzu ein kleines Experiment, welches sie selbst einmal durchführen können: Den Umstand, dass wir Menschen eher mit Bildern als mit bloßem Text umgehen können, können Sie selber einmal austesten, indem sie einen längeren Artikel in der Zeitung lesen, welcher nicht besonders strukturiert ist. Haben Sie diesen Artikel zweimal gelesen, werden sie feststellen, dass sie lückenhaft und stichpunktartig den Inhalt wiedergeben können. Zum Vergleich sollten sie dann einen Artikel, welcher strukturiert und mit einer kleinen Zusammenfassung versehen ist, lesen. Sie werden feststellen, dass sie den Inhalt dieses Textes viel besser und detaillierter wiedergeben können.

Dimensionen der Visualisierung

In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, welche Dimensionen der Visualisierung es eigentlich gibt. Der Begriff Visualisierung kann in verschiedene Dimensionen eingeteilt werden:

• optische Struktur verleihen, d.h. in reinen Texten, z. B. mit Aufzählungspunkten arbeiten
• grafische Mittel nutzen, z. B. Diagramme, Fotos oder Zeichnungen, um Schwerpunkte aufzuzeigen
• Einfachheit der Komplexität, z.B. mit Hilfe eines Schaubildes oder einer Infografik schwierige Dinge entzerren
• Effektives Visualisieren, wobei Schwerpunkte gesetzt und herausgearbeitet werden sollen

Wie eingangs schon erläutert, kann man mit Hilfe optischer Strukturen ein klares, strukturiertes Vorgehen darstellen oder aber auch Schwerpunkte hervorheben. Grafische Mittel helfen, ein besseres Vorstellungsvermögen hervorzurufen und können sogar Assoziationen wecken, wodurch eine ganz neue Ebene der Aufmerksamkeit beim Zuhörer erreicht wird. Die Einfachheit der Komplexität kann man erreichen, indem man einen Sachverhalt auf die wesentlichen Bestandteile herunterbricht. Durch diese Vereinfachung ist es wesentlich einfacher für die Zuhörer, den Zusammenhang an der Basis zu verstehen. Ist erst einmal diese Basis geschaffen, so kann man wieder hin zu dem komplexeren Modell arbeiten, wobei durch das erlangte Grundverständnis der Zugang für einen Außenstehenden wesentlich einfacher ist.

In Korrespondenz zu dem vorher Genannten steht auch das effektive Visualisieren, denn dabei können die wichtigsten Bestandteile auch Schwerpunkt eines Sachverhalts sein. Wenn dem so ist, dann kann man „zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen“, indem man ein weniger komplexes Bild auch nutzt, um die Schwerpunkte darzustellen.

Arten der Visualisierung von Besprechungen

Eine bloße Aufzählung der Arten von Visualisierung wäre hier sicherlich fehl am Platze, weshalb ebenfalls die Vor- und Nachteile der einzelnen Arten aufgezeigt werden sollen. Die einzelnen Varianten der Visualisierung lassen sich somit für verschiedene Themen einsetzten. Manche lassen sich auch kombinieren.

Analoge Präsentationsinstrumente

Die älteste Art und Weise Themen zu präsentieren, ist mit Hilfe des Flipcharts, einem Whiteboard oder einer Moderationswand. Dabei wird aktiv vom Vortragenden oder Dozent ein Schaubild angezeichnet oder Inhalte nach und nach auf dem Flipchart, Whiteboard oder der Moderationswand aufgezeichnet.

Moderationswand

Eine Moderationswand ist meistens eine Pinnwand, denn sie besteht oft aus einer Korkplatte, welche mit Filz überzogen ist. Zudem bekommt man im Einzelhandel Modelle mit Rollen, was den Transport recht einfach macht. Somit ist wieder eine hohe Flexibilität im Hinblick auf den Präsentationsort gegeben. Allerdings kann man an eine Moderationswand nicht schreiben, weshalb man die Schaubilder und Charts vorbereitet haben muss, um diese dann in Papierform an die Wand zu pinnen, aber dazu später mehr.

Von Vorteil ist, dass dieses Präsentationsmittel ein hohes Maß an Interaktivität birgt, denn man kann die angepinnten Schaubilder immer neu kombinieren oder andere Dinge hinzufügen.

Nachteilig ist hingegen die lange Vorbereitung, die man benötigt um die Schaubilder zu erstellen. Des Weiteren braucht man mindestens 2 Personen um die Präsentation durchzuführen, denn sonst entstehen beim Aufhängen der der Schaubilder immer große Pausen und das führt wiederum zu Unruhe unter den Zuhörern!

Auf dieses Weise können komplexe Themen in einzelne Teilprobleme zerlegt werden und bleiben dabei aber immer sichtbar an der Wand hängen, solange man sie braucht.

Flipchart

Mit Hilfe des Flipcharts kann man innerhalb kürzester Zeit eine Präsentation halten und ist sehr flexibel, denn man kann den Flipchart schnell von A nach B transportieren.

Da ein Flipchart sehr preiswert in der Anschaffung und sparsam im Materialverbrauch ist, macht er gleich doppelt Spaß, denn man kann für ein kleines Budget in allen Konferenzräumen eine Präsentationsmöglichkeit schaffen.

Zudem ist er einfach in der Anwendung und die Gefahr von technischen Pannen ist quasi Null, wenn der Flipchart einen sicheren Stand hat. Während der Präsentation sind der Kreativität zudem kaum Grenzen gesetzt, denn man kann interaktiv mit den Zuhörern arbeiten, wobei auch immer wieder Zwischenfragen von diesen gestellt werden können. Auch können sie bei der Entwicklung der Schaubilder helfen oder sogar selbst Hand anlegen.

Somit eignet sich diese Form der Visualisierung sowohl für vorbereitete Charts als auch für spontane Beiträge, da man sie leicht zu transportieren kann.

Overheadprojektor

Ein längst schon in Vergessenheit geratenes Visualisierungsinstrument ist der Overheadprojektor, welcher noch vor 15 Jahren eine hohe Bedeutung in allen Lehreinrichtungen und Konferenzräumen hatte. Der große Vorteil ist, dass man für eine Präsentation mit einem Overheadprojektor nur eine weiße Wand und Strom braucht. Somit kann man mit Hilfe von Folien und Folienstiften sowohl Texte als auch Skizzen den Zuhörern näher bringen.

Dennoch birgt diese Art der Visualisierung für den Vortragenden auch ein großes Risiko, denn meistens ist sein Blick auf das Gerät gerichtet und nicht auf die Zuhörerschaft, weshalb der Kontakt und die Interaktivität zwischen Zuhörern und Dozent leidet.

Zwar ist die Benutzung eines Overheadprojektors eher preisgünstig, da die Laufzeit recht lang ist und man nur die Folien und Stifte als zusätzliches Material benötigt. Allerdings muss der Vortragende für eine solche Präsentation eine gehörige Vorleistung bringen, zudem muss er sich während der Präsentation immer auf mehrere Dinge gleichzeitig konzentrieren, was immer wieder zu Missverständnissen und Unruhe unter der Zuhörern führen kann.

Whiteboard

Das Whiteboard ist unter den analogen Visualisierungsmitteln das wohl flexibelste und auch den digitalen Visualisierungen am nächsten kommende. An einem Whiteboard kann man neben den bekannten Boardmarkern, welche immer wieder wegwischbar sind, auch mit einem Beamer Bilder auf das Whiteboard werfen. Somit ist es möglich nicht nur von Hand analog Dinge zu visualisieren, sondern falls alle technischen Voraussetzungen für eine Beamer-Präsentation erfüllt sind, kann man mit Hilfe des Beamers digitale Inhalte dem Auditorium zeigen.

Text- und Bildmaterial, Buchseiten und Dokumente, Mikroskop-Ansichten, Videos und vieles mehr machen das Whiteboard zu „dem“ hybriden Präsentationsmittel!

Das klassische Whiteboard ist ebenfalls im Vergleich zur Moderationswand und dem Flipchart recht teuer und ebenfalls eher unflexibel, denn meist wird sie an einer Wand fixiert und kann so nicht einfach von einem in den nächsten Raum „geschoben“ werden!

Zudem muss auch ein geeignetes Whiteboard für den Raum gefunden werden, damit man die Inhalte in einem großen Raum noch erkennen kann bzw. in einem kleinen Raum das Whiteboard den Zuhörer nicht aufgrund seiner Größe erschlägt!

Wer nach einem Interaktiven und nachhaltigen Visualisierungsinstrument sucht ist allerdings mit dem Whiteboard bestens bedient, denn es kann sowohl analoge als auch digitale Schaubilder und Inhalte wiedergeben! Zur neuen interaktiven Form des Whiteboards, dem Smartboard, werden wir noch genauere Informationen geben im Abschnitt „digitale Visualisierung“!

Digitale Präsentationsinstrumente

Den Übergang von analogen zu digitalen Visualisierungsinstrumenten hat, wie im obigen Abschnitt beschrieben, schon das Whiteboard geschaffen. Dennoch soll nun unser Blick auf die digitalen Möglichkeiten der Visualisierung gerichtet sein. Vorab kann man dabei allerdings schon feststellen, dass digitale Präsentationsmöglichkeiten sehr modern wirken und somit auch eine Firmenphilosophie unterstützen können.

Ein Beispiel für diese Symbolwirkung der Firmenphilosophie ist wie eingangs schon kurz angedeutet das Unternehmen Apple, welches immer wieder mit selbst gestalteten Videoclips und Live-Vorführungen seiner Produkte die Zuhörer beeindruckt.

Meistens ist deshalb aber auch die Anschaffung der notwendigen Geräte für eine digitale Visualisierung recht teuer und somit für den kleinen Geldbeutel eher ungeeignet. Wiederum ist es ein großer Vorteil, dass man gerade mit Hilfe der digitalen Technik auch längerfristig Präsentationen archivieren kann oder auch immer wieder aktualisieren kann und das mit nur einem Mausklick oder ein paar Tastenkombinationen.

Wie sie sich vielleicht noch erinnern können, ist das bei den meisten analogen Visualisierungen eher schwierig und man muss immer wieder Zeit und Geld in neues Material investieren!

PowerPoint

Diese Art der Präsentation ist letztendlich eine Moderationswand oder eine Tafel/Whiteboard in digitaler Form. Die meisten unter ihnen werden die PowerPoint-Präsentation schon kennen, denn der Softwarehersteller Microsoft liefert in fast jedem Betriebssystem aus seinem Hause dieses Programm mit.

Somit brauchen sie also um dieses Visualisierungsprogramm vollständig nutzen zu können einen Laptop, einen Beamer und nach Möglichkeit eine weiße Wand (Leinwand, Whiteboard, etc.).

Allerdings kann man hierbei oft nur die Folien durchklicken, wodurch ein hohes Maß an Interaktion des Dozenten und auch der Zuhörer verloren geht. Außerdem ist die PowerPoint-Präsentation die wohl am meisten missverstandene Visualisierungsform. Gibt es doch sowohl Dozenten, die die Folien mit Text „zupflastern“, als auch Dozenten die nur einen oder zwei Stichpunkte pro Folie haben.

Ziel jedoch sollte es sein, die Schlüsselinformationen auf den Folien zu erfassen, um den Zuhörern einen Anhaltspunkt zu geben während der Dozent seine sprachlichen Möglichkeiten nutzt die Sachverhalte zu präsentieren. Bilder, Zeichnungen oder Videos sollen zur Verdeutlichung oder besseren Vorstellung genutzt werden und nicht, um die Folien zu füllen. Entgegen der Meinung der meisten Anwender von PowerPoint ist es nicht so einfach eine gute Visualisierung mit Hilfe der Software zu schaffen.

Es ist wichtig komplexe Sachverhalte zu entschlüsseln und auf das Nötigste herunter zu brechen und dabei den Zuhörer mit den wichtigsten Informationen zu versorgen, sodass nach dem Vortrag so viel wie möglich wiedergegeben werden kann. Die Devise lautet also: „Erstelle eine PowerPoint so, dass mit so wenig Folien wie möglich mit den wichtigsten Inhalten und aussagekräftigen Bildern der Zuhörer mit dem Thema betraut wird!“ Zu guter Letzt sollte man versuchen die Faustregel, 3 Minuten Redezeit pro Folie, einzuhalten!

Excel

Eine Möglichkeit, welche ebenfalls gerne in Vergessenheit gerät, ist in einer Präsentation mit Hilfe von Computer und Beamer das Programm Excel zu nutzen. Im Normalfall kennt man das Programm nur im Zusammenhang mit Berechnungen aus der Controlling-Abteilung.

Wie also kann man das Programm für eine Präsentation nutzen?

Einerseits bietet Excel die Möglichkeit Diagramme und Grafiken aus den vorher eingegebenen Daten zu erstellen und diese dann als Schaubild in PowerPoint zu kopieren. Andererseits kann man aber eben so gut das Programm „live“ nutzen um z.B. den Unterschied von bestimmten Rohstoffpreisen in Bezug auf den Produktendpreis zu zeigen. Dabei kann man ebenfalls grafisch, also mit Hilfe eines Diagramms zeigen, wie sich bspw. in einem Kreisdiagramm die Kostenanteile am Endprodukt verändern. Excel ist also ein sehr nützlicher Begleiter, wenn man komplexe Zahlenzusammenhänge (Preise, Kosten, Einflussfaktoren der Produktion, Gewinnkalkulationen, etc.) erklären will.

Filme & Co.

Die Visualisierung von Sachverhalten mit Filmen & Co. bringt nicht nur Abwechslung in eine Präsentation es erzeugt auch eine gewisse Kinostimmung. Ist der der Film oder der Videoclip sogar im eigenen Unternehmen erstellt worden, dann kann sogar damit die Corporate Identity, also die Firmenphilosophie und die dazugehörigen Symbole und Zeichen, unterstützt werden! Ein wichtiger Aspekt bei Filmen und Bildern, welche nicht selbst erstellt wurden, sind die Rechte an den fremden Filmen und Bildern. Um eventuellen Konflikten aus dem Weg zu gehen, sollten sie überprüfen, ob ein Dritter an den Bildern oder Videos, welche sie zeigen möchten, Rechte besitzt. Ist das gegeben, ist es empfehlenswert sich die Benutzung im Rahmen einer Präsentation gewähren zu lassen. Andernfalls könnten ohne erhaltene Erlaubnis geldliche Forderungen aus der Benutzung der Filme und Bilder gegen sie geltend gemacht werden!

Hybride Präsentationsinstrumente – Smartboards sind teuer, aber auch richtig gut!

Seit einiger Zeit gibt es auch interaktive Whiteboards, auch „Smartboard“ genannt, welche in Kooperation mit einem Computer, die auf dem Whiteboard niedergeschriebenen Inhalte speichert bzw. in das digitale Dokument überträgt. In vielen Schulen hält dieses Präsentationsinstrument schon Einzug. Einen Tafeldienst braucht man dann nicht mehr, denn alles funktioniert auf digitale Art und Weise.

Es ist ebenfalls möglich, dass man die Präsentation speichert und im Nachhinein analysieren kann oder den Zuhörern zukommen lässt. Diese neue Form des Whiteboards ist sehr kostenintensiv, denn es steht ein gehöriges Maß an technischen Hilfsmitteln hinter der Funktionsweise.

Außerdem muss man um die Technik des Smartboards auch voll zu nutzen einen speziellen Lehrgang besuchen. Ein weiterer Aspekt ist wiederum, dass „Technik“ auch immer ausfallen kann und somit eine Präsentation nur dann gelingt, wenn auch die Elektronik funktioniert.

Abseits von diesen Nachteilen bietet das Smartboard als hybrides Präsentationsmittel die Möglichkeit für ein hohes Maß an Interaktivität. Außerdem lassen sich alle vorher genannten Dinge wie Powerpoints, Excel-Dateien, Filme und Bilder mit dieser Visualisierungsmethode einbinden. Somit lohnt sich das Smartboard vor allem für Anwender bei denen es täglich in Benutzung ist und welche die volle Palette der Visualisierungsformen nutzen wollen!

Visualisierung in Besprechungen

Im Verlaufe des Artikels wurde schon angedeutet, welche typischen Fehler gerne bei Präsentationen gemacht werden. Hierzu gehören bei PowerPoint-Präsentationen unter anderem:

Die Präsentation:

• Überfüllte Folien. Auf Folien sollten niemals ganze Sätze als Anhaltspunkte geschrieben werden. Nur im Falle eines Zitates oder eines Textauszuges ist es sinnvoll den Zusammenhang in einem Fließtext auch auf den Folien zu präsentieren!
• Diskussionsfragen, die die persönliche Meinung der Zuhörer einfordert. Durch solche Fragen schaffen sie sofort Hemmnisse bei den Zuhörern, denn niemand möchte hier den Anfang machen oder sich bloßstellen aufgrund seiner eigenen Meinung. Das führt dazu, dass niemand antwortet oder nur ganz wenige sich bereit erklären etwas zum Thema beizutragen! Gestalten sie lieber offene Fragen oder stoßen sie mit einer These eine Diskussion an!
• Die überfüllten Folien konkurrieren mit dem Vorgetragenen. Der Zuhörer versucht einerseits dem Dozenten zuzuhören andererseits aber auch Zwang die Folien zu lesen, welche aber viel zu überfüllt sind. Dadurch wird es unmöglich die Folien während der Präsentation vernünftig zu lesen und gleichzeitig auch zu verstehen.
• Mangelnde Organisation der Präsentation. Die Zuhörer möchten einen klar strukturierten Vortrag hören, bei dem sie einen roten Faden erkennen können, sonst wird es vor allem bei komplexen Themen schwierig die Aufmerksamkeit hoch zu halten!
• Sinn und Zweck der Präsentation wird nicht klar. Obwohl die Präsentation eine Struktur hat und sie fundiertes Wissen vortragen, fehlt dennoch der erkennbare Zweck des Vortrages, weshalb sich nach dem Vortrag die Zuhörer fragen, worum es eigentlich ging. Definieren sie also schon in der Einleitung worum es ihnen in ihrem Vortrag geht und machen sie am Ende eine kurze Rekapitulation der wichtigsten Inhalte des Vortrages!

Der Dozent:

• Eine mangelnde Vorbereitung des Vortragenden hat zur Folge, dass die Präsentation wackelig und langsam wirkt. Die Zuhörer fühlen sich dann gequält und schalten relativ schnell ab.
• Ablesen von Folien. Der Kontakt zwischen dem Publikum und dem Dozenten ist unglaublich wichtig. Mit Hilfe von Augenkontakt und authentischer Mimik und Gestik schafft man nicht nur Interesse, sondern auch Vertrauen bei den Zuhörern!
• Versuche das Publikum nicht durch gezwungene Witze zu unterhalten. Es ist nicht sinnvoll, Witze auf Zwang machen zu wollen, denn das schafft oft Misstrauen und erweckt den Eindruck als seien sie unsicher. Zitieren sie lieber eine Koryphäe des Fachgebietes oder zeigen sie ein unterhaltsames Video zum Thema!
• Mimik, Gestik und die Körpersprache des Dozenten vermitteln Unsicherheit durch nervöses Umherlaufen und wilde Bewegungen. Durch dieses mangelnde Bewusstsein über ihr eigenes Auftreten verlieren sie Vertrauen und Aufmerksamkeit der Zuhörer!
• Eine monotone Stimme beeinflusst das Interesse und die Aufmerksamkeit der Zuhörer massiv, sodass im Nachhinein nicht viel von dem Präsentierten hängen bleibt! Da ihre Stimme das wichtigste Vortragsinstrument ist, sollten sie damit so flexibel wie möglich werden. Sprechen sie langsam bei wichtigen Dingen oder werden sie schneller, wenn etwas nicht so wichtig ist – So halten sie Spannung hoch! Ebenso können sie in der Lautstärke und in der Stimmhöhe variieren. Hierzu können sie auch eine Probeaufnahme eines Vortrages machen, welcher von einem Thema handelt, was sie besonders begeistert. Dabei werden sie feststellen, dass sie automatisch Gebrauch von all diesen Stimmvariationen machen, da sie vom Thema begeistert sind. Diese Begeisterung sollten sie versuchen in jedes Vortragsthema zu stecken – Ziehen sie die Zuhörer in ihren Bann!
  

Beherzigen sie die oben genannten Tipps, so steht einem guten Vortrag mit begeisterten Zuhörern nicht mehr viel im Wege. Falls es ihnen so vorkommt, als sein es unmöglich alle Tipps bei der nächsten Präsentation umzusetzen, so haben sie wahrscheinlich recht. Ziel ist es nämlich die Tipps stufenweise zu verinnerlichen, sodass sie ihnen irgendwann in Fleisch und Blut übergehen und sie nicht mehr darüber nachdenken müssen. Bleiben sie bei allem Perfektionswahn so locker wie möglich, denn steife Dozenten mögen die meisten Zuhörer am wenigsten. Geben sie sich Zeit ein guter Dozent zu werden!

Was ist der Kinoeffekt bei Besprechungen und wie lässt er sich vermeiden?

Ein weiterer wichtiger Aspekt über den sie sich bei der Vorbereitung der Präsentation Gedanken machen sollten, ist die Sitzordnung der Zuhörer. Es gibt verschiedene Möglichkeiten eine Sitzordnung in einem Konferenzraum zu gestalten. Die typische Kino-Sitzordnung, das heißt, dass die Zuhörer in einzelnen Reihen hintereinander sitzen ist dabei wohl die schlechteste, denn dadurch entsteht der Kinoeffekt.

Je weiter hinten eine Zuhörerreihe ist, desto weniger Augenkontakt ist für den Dozenten möglich. Die Stimmvariationen und die unterschiedlichen Lautstärken sind ebenfalls nur peripher wahrnehmbar. Zudem ist es meistens noch recht dunkel im hinteren Bereich des Raumes, was gänzlich dazu führt, dass die hintere Zuhörerschaft schlicht und ergreifend eingelullt und fast in Schlaf verfallen wird. Genau aus diesem Grund ist es sinnvoll sich über alternative Sitzordnungen Gedanken zu machen. Ein gutes Beispiel für eine innovative Sitzordnung ist dabei z.B.:

• Das „U“: Durch das offene Kopfende ergibt sich wie eine Art Bühne. Der angedeutete Halbkreis indes fördert die Harmonie und Kooperation der Teilnehmer untereinander, sodass bei anschließenden Diskussionen der Inspiration und dem Austausch keine Grenzen gesetzt sind, denn die Anordnung erweckt nicht den Eindruck, dass sich 2 Fronten gegenüber sitzen. Damit ist diese Anordnung ebenfalls ideal für gruppendynamische Besprechungen!
• Halbkreis: Ist die Zuhörerschaft nicht allzu groß so können sie die Sitzordnung im Halbkreis anordnen, denn dadurch sitzen quasi alle in der ersten Reihe und sind auf den Vortrag konzentriert. Durch den ständigen Blickkontakt wird eher selten jemand zum Smartphone greifen oder mit dem Nachbarn die Erlebnisse vom Wochenende austauschen!

Für weitergehende Tipps und mehr Informationen zu innovativen Sitzanordnungen finden sie auch von uns einen Artikel unter Sitzordnungen bei Besprechungen!

Tipps für „DIE“ Präsentation

Zu guter Letzt wollen wir ihnen noch einige Tipps mit auf den Weg geben, wie sie ihre Präsentation nicht nur so spannend wie möglich machen, sondern auch zu einem Instrument für Team-Building machen. Gerade bei bereichsübergreifenden Präsentationen ist es sinnvoll, die involvierten Bereiche auch in die Erstellung der Präsentation zu integrieren. Dieser Fall tritt regelmäßig dann ein, wenn z.B. ein neues Projekt oder ein neuer Auftrag ansteht oder über den aktuellen Stand eines Projektes oder Auftrages berichtet werden soll.

Alle involvierten z.B. Bereichsleiter einzubinden, hat den Vorteil, dass jeder der Bereichsleiter mit seiner Expertise zu einer guten Präsentation beitragen kann. Des Weiteren kann man sich ebenfalls über die speziellen Sachverhalte austauschen, sodass zum Zeitpunkt des Vortrags jeder über die anderen Bereiche Bescheid weiß, was wiederum stockende Präsentationen verhindert.

Während des Vortrags sollten ebenfalls ein paar Dinge beachtet werden, denn das Präsentierte ist nur halb so gut, wenn es nicht auch konserviert wird und somit für eine Retrospektive zur Verfügung steht. Den größten Nutzen können auch Mitarbeiter in den kommenden Zeiten aus einer Präsentation ziehen, wenn sie im Vorfeld der Präsentation einen Protokollanten festlegen und im Falle von Präsentationen mit vielen analogen Präsentationsinstrumenten einen Fotoprotokollanten festlegen. Dabei soll der Fotoprotokollant Bilder von den einzelnen Präsentationsgegenständen machen, sodass auch im Nachhinein ein Mitarbeiter, der nicht bei der Präsentation war, sich mit Hilfe des Besprechungsprotokolls und der Bilder die besprochenen Dinge selbst aneignen kann. Zudem kann man das Protokoll auch als eine Art Zusammenfassung an alle Teilnehmer versenden, damit sie auf Informationen aus der Präsentation zurückgreifen können. Zum Thema Retrospektive mit Hilfe von Protokollen finden sie von uns auch einen weiterführenden Artikel.

Präsentationen machen nicht nur Spaß, wenn sie gut sind, sondern sie können auch nachhaltig den Erfolg ihres Unternehmens beeinflussen, wenn sie beispielsweise regelmäßig Retrospektive betreiben, ob die anvisierten Ziele erreicht wurden oder nicht!

Mit bestem Gruß aus Bayreuth,
Axel Schröder