Sitzordnung bei Besprechungen – alles was Sie wissen müssen

In diesem Artikel soll es vor allem um die Sitzordnung bei Besprechungen gehen.

Oftmals ist die Besprechung gut vorbereitet und es macht den Eindruck, dass nichts mehr schief gehen kann. Der Traum von der einstündigen Sitzung mit großartigen Ergebnissen allerdings ist schnell ausgeträumt!

Die ganze Prozedur dauert trotz der optimalen Vorbereitung wieder doppelt so lange. War wirklich alles perfekt vorbereitet oder ist vielleicht vergessen worden auch über die Sitzordnung nachzudenken?

Sie hören absolut richtig: Die Sitzordnung kann tatsächlich über die Dauer und die Effizienz und Effektivität der Besprechung entscheiden. Im Folgenden werden Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten aufgezeigt wie Sie eine Besprechung durch die Sitzordnung gestalten können.

Symboliken bestimmter Sitzplätze

Mit einer Sitzposition sagen viele Mitarbeiter schon eine Menge über ihr Verhalten und ihren Charakter aus. Eine Vorreiterin, welche die Psychologie solcher Sitzposition untersucht hat, ist Sharon Livingston. Sie stellte fest, dass es 7 Archetypen gibt, welche sie anhand bestimmter Kriterien einsortierte. Sie sollten an dieser Stelle darauf achten, dass Sie selbst in Testläufen überprüfen, inwiefern diese Kriterien zutreffen.

Das Kopfende des Besprechungstisches

An dieser Position nehmen zumeist die Chefs Platz. Von diesem Platz aus hat man ferner, wenn man die Wand im Rücken hat, auch die Tür im Blick. Dabei können notorische Zuspätkommer sofort entlarvt werden. Das gilt umgekehrt auch für heimliche Davonschleicher.

Im Gegensatz dazu ist der Platz mit dem Rücken zur Tür der statusniedrigste Ort. Wer dort sitzt, wird bei fehlenden Unterlagen gerne gebeten, sie mal eben zu holen – Ein Laufburschenjob.

Rechte Flanke des Besprechungstisches

Mit dem Sprichwort auf der rechten Seite sitzt auch die rechte Hand des Chefs hat diese Position meist gar nichts zu tun. Eher sitzen auf der rechten Seite Zustimmer und Schleimer, welche nur nach der Nähe des Vorgesetzten suchen und diesem versuchen durch Zustimmung zu imponieren. Dabei steht für sie das diskutierte Thema oft an zweiter Stelle, weshalb diesen Personen oft die Neutralität fehlt.

Linke Flanke

Ebenfalls wird auch auf der linken Seite nur die Nähe zum Vorgesetzten gesucht und will damit seine Verbundenheit ausdrücken. Die linke Seite deutet aber auf jemanden hin, der unabhängig bleiben und seine eigene Sicht behalten will. Zugleich dokumentiert diese Person ihren Machtanspruch, denn ihre Position ist die nächste zum Kopfende. Oft sitzt hier der Kronprinz an der Tafel des Königs oder der stellvertretende Geschäftsführer.

Das Mittelfeld

Dieser Platz ist perfekt für all jene, die mit ihren Kollegen in Blickkontakt bleiben wollen, aber auch gesehen werden wollen. Entsprechend sitzen hier häufig Extrovertierte, aber auch Moderatoren, die versuchen zwischen beiden Tischseiten zu vermitteln. Ungünstig ist dieser Platz erst, wenn jemand dabei gegen das Fenster schaut und andere Teilnehmer deshalb im Gegenlicht anblinzeln muss. So geblendet gerät seine Erscheinung leicht ins Zwielicht, er wirkt irritiert und unsicher.

Die Ecke

Wo die Tischmitte eine Bühne bietet, ist die Außenposition der bessere Ort für Kollegen, die sich lieber in der Gruppe verstecken, die Introvertierten. Hier lehnen sie sich zurück, beobachten, hören zu, warten ab. Das muss kein Handicap sein. Oft sagen die Eckensitzer wenig, aber was sie sagen, ist dafür durchdacht. Nicht selten sitzen hier Analytiker ohne größeren Führungsanspruch.

Der Gegenpol

Nicht nur die Wurst hat zwei Enden, sondern auch ein Sitzungstisch. An diesem Ort sitzt meistens der größte Kritiker des Chefs, welcher meistens seitenverkehrt über die Dinge diskutieren will. Dabei hat der Gegenpol einen ähnlich großen Überblick wie der Chef nur weniger Macht um die Ziele durchzusetzen.

Der Restposten

Dieser Teilnehmer der Besprechung sitzt genauso hilflos wie ein Zuschauer im Fußballstadion abseits des eigentlichen Geschehens. Gerade Teilnehmer die zu spät kommen oder einfach abseits der hitzigen Diskussion sein wollen nehmen hier Platz. Mitarbeiter die diesen Platz einnehmen sind überwiegend eher keine Alphatiere und werden oft komplett vergessen, falls nicht jemand, der das große Ganze im Blick hat, darauf hinweist.

Gleichgesinnt sucht gleichgesinnt – kann das gut gehen?

Auch dieser Ausspruch ist tatsächlich auf Besprechungen anwendbar. Wissenschaftliche Studien belegen, dass in den meisten Fällen Menschen dazu neigen, sich neben solche zu setzen, die ihnen selber recht ähnlich sind. Das führt zum Bespiel dazu, dass sich Brillenträger neben Brillenträger setzen oder Hellhäutige neben Hellhäutige. Ebenfalls setzen sich aber auch gerne Störenfriede neben Störenfriede. Dieser negative Zusammenhang sollte Sie dazu bewegen diesem natürlichen Kreislauf entgegenzuwirken, indem Sie diese auseinandersetzen.

Mit den folgenden Kommunikationsmethoden können Sie ungewünschten Effekten von Gleichgesinnung vorbeugen:

• Aktive und dominante Mitarbeiter sollten Sie so weit auseinander wie möglich positionieren. Zwischen diese Aktiven setzen Sie stillere Mitarbeiter, damit diese „mitgerissen“ werden.
• Streithähne und Störenfriede setzen Sie dagegen gerade nebeneinander oder höchstens durch einen Teilnehmer getrennt. Sie heben so die berüchtigte Streitachse auf, bei denen dann Auseinandersetzungen quer über den Tisch ausgetragen werden.
• Die beste Sitzordnung, die Sie wählen können ist: eine runde Sitzordnung. Falls es keinen runden Tisch gibt, überlegen Sie, ob der Besprechungsraum nur bestuhlt werden sollte. Der Vorteil dabei ist tatsächlich, dass jeder jeden sehen kann und auch die Reaktionen der einzelnen Mitarbeiter ersichtlich werden.
• Setzen Sie Mitarbeiter, die gerne Killerphrasen äußern und solche, die schnell positiv reagieren, so zueinander, dass sich eine schräge Achse bildet. Dadurch bilden Sie einen Puffer zwischen den unterschiedlichen Meinungen. Und Sie binden die anderen Mitarbeiter aktiv in die mögliche Diskussion mit ein.
• Stille Mitarbeiter, welche eher zurückhaltend auftreten, sollten Sie nah bei sich positionieren. Sie können so bestens Blickkontakt halten, der diese ermuntert auch etwas zu sagen.

Die Anordnungsmöglichkeiten bei einer Besprechung

Das Rechteck

Um dieses Anordnung zu erreichen ordnet man die Tische zu einem Rechteck oder einem „O“ an. Besonders günstig ist solch eine Anordnung um interpersonelle Besprechungen oder Teambesprechungen zu machen. Durch die fast gleichwertigen Sitzpositionen werden Barrieren wie das Dasein des Patriarchen am Ende des Tisches abgebaut und es können die Mitglieder der Besprechung auf Augenhöhe diskutieren. Ungünstig ist diese Anordnung allerdings, wenn Sie vorhaben eine Präsentation laufen zu lassen, denn dann hat immer einer Seite den Bildschirm im Rücken!

Das Board

Ein großer Tisch, an denen sich zwei Gruppen gegenübersitzen mit einem Platz am Kopfende. Auf den ersten Blick ein formeller, hierarchischer Aufbau, der sich für Kontroversen eignet. Am Kopfende kann dabei sowohl der Chef aber auch ein neutraler Moderator sitzen, der die Diskussion leitet. Die Form eignet sich für Sitzungen mit möglichst nicht mehr als 14 (plus 1) Teilnehmern. Hierbei ist es wichtig den Abstand zwischen dem Einzelplatz und den zwei Tischreihen nicht zu groß werden zu lassen, denn dabei entfernen sich die Mitglieder immer weiter voneinander was zu weniger Engagement führen kann!

Die „römische“ Zwei

Bei diesem Modell stehen sich zwei Tischreihen gegenüber, gegebenenfalls kommt ein Platz an einer Stirnseite hinzu. Hier könnte eine Präsentation stattfinden oder ein Mediator sitzen. In jedem Fall erzeugen die gegenüberliegenden Tischreihen mehr Distanz und Kontroverse als beim Board.

Die Anordnung eignet sich daher eher für Verhandlungen mit zwei Delegationen oder Schlichtungsgespräche. Weniger eignet sich diese Anordnung für ein dynamisches Brainstorming.

Das U

Durch das offene Kopfende ergibt sich wie eine Art Bühne. Dies können Sie gut nutzen um Vorträge, Powerpoint-Präsentationen oder Pitches zu machen. Der angedeutete Halbkreis indes fördert die Harmonie und Kooperation der Teilnehmer untereinander. Solange an einer der Stirnseiten nicht der Chef Platz nimmt, entsteht keine Hierarchie der Positionen am Tisch.

Diese Form ist ideal geeignet für Jurysitzungen oder gruppendynamische Besprechungen, bei denen es mehr um gegenseitige Inspiration als um Formalien geht.

In Seminaren wird das U am häufigsten genutzt.

Der Halbkreis

Der Halbkreis ist die konsequente Weiterentwicklung des „U“, nur dass dabei die Tische wegfallen. Dadurch gibt es keine optischen Barrieren und Barrikaden, hinter denen sich Teammitglieder verstecken könnten. Die Form setzt Offenheit voraus, fördert diese aber auch. Damit das so bleibt, sollte am Kopfende allenfalls ein Moderator sitzen. Andernfalls lässt sich der Kreis auch schließen – und wird dann im Fachjargon auch Stuhlkreis genannt. Diese Form ist sehr modern und eignet sich im Besonderen für Brainstormings, emotionale Sitzungen und Gruppengespräche.

Der Cluster

Auf den ersten Blick ist bei dieser Form kein System erkennbar. Dabei setzen sich die Teilnehmer an gleichmäßig im Raum verteilte runde Tische. Doch genau das ist das System. Allenfalls an einer Seite sitzt (oder steht) eine herausgehobene Person, die eine Präsentation hält.

Diese Cluster-Form ist primär geeignet für Brainstormings, aber auch für Projektarbeiten, bei denen sich die Teilnehmer zwischen einzelnen Zwischenberichten immer wieder in ihre Arbeitsgruppen an den Einzeltischen zurückziehen, um später das Gesamtergebnis vorne zusammenzutragen. Vergleichbar ist dieses System mit dem Drill den es oft auch schon in Schulen gibt. Das Wechselspiel von Gruppenarbeit und Frontalunterricht.

Dieses System macht es für Sie möglich, nicht nur Zwischenergebnisse zu kontrollieren, sondern auch den gesamten Kreativprozess ihrer Mitarbeiter zu verfolgen. Die Integration der einzelnen Prozessstufen in einen Prozess kann zudem auch neue Ideen hervorrufen. Die Gruppenarbeit kann sogar als Team bildende Maßnahme wirken, sodass sich ihre Mitarbeiter noch besser kennen und schätzen lernen!

Für Vertiefung hier einen Artikel über Clustering als Kreativitätstechnik.

Ihre persönliche Sitzposition

Zu dem Ergebnis, dass die eigene Sitzposition auch den eigenen Charakter verändert kommen Sabine Stepper und Fritz Strack, beide Psychologen der Universität Trier.

Sie haben richtig gehört – schon durch die eigene Sitzposition können Sie ihren Charakter verändern. Je aufrechter Sie sitzen, desto mehr Selbstwertgefühl werden Sie haben. Auf diese Art und Weise können Sie nicht nur den anderen Mitgliedern der Besprechung ihre Sicherheit und ihre Disziplin vermitteln, sondern Sie beeinflussen unbewusst auch ihre Art vor anderen zu sprechen und verleihen ihren Argumenten mehr Nachdruck.

Mit diesem Tipp schaffen auch Sie es das nächste Meeting mit ihren Argumenten zu prägen und die Kosten einer Besprechung im Griff zu behalten!

Wer, was , wann, wie, wo?

Diese 5 W-Fragen sind nicht nur für eine Notfallmeldung wichtig, sondern ebenso alarmierend wichtig für die Besprechungen, die Sie führen.

Wer: Durch die Richtige Wahl des Adressatenkreises oder der Teilnehmer einer Besprechung können Sie Redundanzen vermeiden und die Effizienz und Effektivität steigern. Entscheiden Sie vorher, wer an der Besprechung teilnimmt, werden unnötige Erklärungen und Zwischenfragen nicht vorkommen, da alle wissen worum es geht! Hierbei lassen sich verschiedene Formen unterscheiden, wie interpersonelle Besprechungen, Vorstandsmeeting, Projektbesprechung, Abteilungsbesprechung, etc.

Was: Das Festlegen des Themas was es zu diskutieren gibt ist ebenso wichtig! Geben Sie allen vorher bekannt worum es geht, kann sich jeder mit dem Thema beschäftigen, sich vorbereiten und es können die Tagesordnungspunkte so zügig abgehandelt werden.

Wann: Die Auswahl eines Termins sollte wohl überlegt sein. Je nachdem was es zu besprechen gibt kann eine Besprechung zu den Ergebnissen des letzten Monats erst in der Mitte des Folgemonats stattfinden, denn so haben entsprechend alle Teilnehmer auch ihre Ergebnisse vorliegen. Auch Tageszeiten spielen eine enorm wichtige Rolle. Der Morgen ist üblicherweise der beste Moment für ein Meeting, denn alle sind noch frisch und voller Elan. Dieser wird gegen Ende des Tages immer weniger und auch Kritik wird dann oft nur noch mit einem halben Ohr aufgenommen.

Was für die Tageszeiten gilt, gilt auch für die Wochentage, denn am Anfang der Woche kann Kritik noch für den Rest der Woche verwendet werden um die negativen Dinge besser zu machen. Am Ende der Woche ist dann eher die Luft raus und die Konzentration lässt nach, was auch die Besprechung wieder unnötig in die Länge ziehen könnte!

Wie: Dieser Punkt wurde schon im 3. Kapitel angesprochen, denn je nach Anordnung können Sie die Psychologie der Besprechung beeinflussen!

Wo: Diese Frage ist wirklich Quatsch, oder? Nein, ist Sie tatsächlich nicht! Mit einer kleinen Gruppe in einer Turnhalle ein Meeting abhalten? Das klingt komisch – dann haben Sie bereits erkannt worum es geht.

Je Größer die Anzahl der Teilnehmer, desto größer sollte auch der Raum für die Besprechung sein. Einheitlich allerdings sollte sein, dass die Räume für Besprechungen hell sind, denn das stimmt die Mitglieder positiv und verhindert, dass einer Mitarbeiter in einer dunklen Ecke sich langsam aber sich aus der Besprechung und in den Schlaf verabschiedet. Bei Räumen in denen sich die Teilnehmer gegenüber sitzen, sollte es möglich sein die Fenster leicht abzudunkeln, damit nicht die Tischreihe zum Fenster gegen die Sonne anblinzeln muss!

Räume in denen Sie Präsentationen oder Videos zeigen wollen, sollten Sie ebenfalls die Fenster verdunkeln können, denn sonst kann es passieren, dass manche der Teilnehmer nur die Hälfte der gezeigten Dinge erkennen können. Zum Beispiel die Besprechungsuhr, mit der Sie die Kosten des Meeting im Blick haben.

Als Faustregel gilt: Lieber ein bisschen enger sitzen, als zu Zweit in einer Turnhalle.

Mit bestem Gruß
Axel Schröder