Kosten einer Besprechung – so schärfen Sie Ihren Blick und sparen viel Geld

Wie Sie durch ineffiziente Sitzungen Ihr Unternehmen um Liquidität berauben und Ihre Kosten durch die Decke gehen…

Ineffiziente Besprechungen kosten Sie als Unternehmer eine Menge Geld und entzieht ihrem Unternehmen massiv Liquidität. Dabei entstehen nicht nur die bekannten Kosten, sondern auch sehr viele versteckte Kosten. Dafür sollten Sie Ihren Blick schärfen.

Eine Einleitung, wie sie wohl jeder kennt…

Es ist Montagmorgen um 10:00 und es steht mal wieder das wöchentliche Meeting an? Sie haben schon wieder gar keine Lust mehr auf die ewigen Monologe ihres Chefs oder die ewigen Diskussionen ihrer Mitarbeiter?
Dann haben Sie wohl in ihrem Unternehmen, wie sehr viele andere auch, noch nie darüber nachgedacht, was jede verschwendete Minute bei einer Besprechung eigentlich kostet.

Im Folgenden möchten wir Ihr Bewusstsein dafür schärfen, dass man Meetings getreu dem Schema „KISS – Keep it short and simple“ halten sollte! Denn der Teufel steckt im Detail. Die Meetings, an denen vermehrt die Arbeitnehmer aus Führungspositionen teilnehmen, kosten Geldsummen, die sicherlich noch niemand von Ihnen so im Blick hatte. Da Besprechungen immer auch ein Spiegelbild des Prozessmanagements in Ihrem Unternehmen sind, sollten Sie klar definierte Ziele, festgesetzte Deadlines und strukturierte Zeitpläne für Aufgaben haben. Das ist das „A und O“ um zu vermeiden, dass unnötig Zeit verloren geht, denn „Zeit ist ja bekanntlich Geld“!

Was kosten Besprechungen?

Die eindeutigste Kostenposition von Besprechungen ist die in der Besprechung abgesessene Zeit der Teilnehmer.

Beispielrechnung der Personalkosten einer Besprechung

Teilnehmerart = Beschäftigte mit abgeschlossener Berufsausbildung und einigen Jahren Berufserfahrung (z.B. Vorarbeiter, Teamleiter etc.)
Teilnehmerzahl = 10
durchschnittliche Gehaltskosten einschließlich Gehaltsnebenkosten = 50 Euro je Stunde und Teilnehmer Besprechungsdauer = 3 Stunden

Damit entstehen Ihnen Kosten in Höhe von 500 EUR pro Stunde bzw. 1.500 EUR für die dreistündige Besprechung.

Um diese Kosten zu verdienen, müsste in der gleichen Zeit bei einer Gewinnspanne von 30% (und das ist im Einzelhandel durchaus recht viel!) ein Umsatz von 5.000 EUR plus 19% Umsatzsteuer, also ein Bruttoumsatz von 5.950 EUR erwirtschaftet worden sein!

Und es kommt noch schlimmer!

Die Teilnehmer haben sich auf die Besprechung vorbereitet und die Besprechung wurde organisiert. Man braucht einen Besprechungsraum (Miete bzw. Abschreibung) , evtl. noch ausgedruckte Unterlagen.

Erfahrungsgemäß können Sie die Besprechungsdauer nochmal ansetzen für die Vorbereitung der Besprechung.

Damit kommen Sie in unserem Beispiel auf 3.000 EUR Kosten für die dreistündige Besprechung. Übersetzt in Umsatz bei dem angenommenen Deckungsbeitrag bedeutet das, Sie brauchen 10.000 EUR Nettoumsatz bzw. 11.900 EUR Bruttoumsatz, um Ihre Besprechung zu finanzieren.

Oder anders gerechnet: Mit diesem dreistündigen Meeting wurden 60 Stunden Arbeitszeit (inkl. der Vorbereitung und der Organisation des Meetings) verbrannt, also rund 1 ½ Wochen Arbeitszeit eines ihrer Mitarbeiter!

Und dann kommt oftmals kein Ergebnis aus der Besprechung raus, sondern man geht mit vielen offenen Fragen und subjektiven Interpretationen auseinander.

Für mich ist es immer unfassbar, wieviel Geld in deutschen Unternehmen mit schlechten Besprechungen verbrannt wird. Diese „Besprecheritis“ hat solche Ausmaße angenommen, daß es den betroffenen Unternehmen schon gar nicht mehr auffällt und als „normal“ gilt.

Ließe sich demnach die Dauer allein in dieser einen Besprechung auch nur um eine halbe Stunde verkürzen, so brächte das dem Unternehmen eine Kostenersparnis von 500 Euro. Es würden insgesamt fünf Arbeitsstunden eingespart werden, welche anderen Aufgaben zu Gute kamen, z.B. der Betreuung von Kunden oder der Qualitätssicherung oder der Innovation oder der Unternehmensstrategie. Abgesehen davon, dass die Teilnehmer für den zügigeren und zielstrebigeren Ablauf sicher dankbar wären.

Selbst die Sitzordnung bei Besprechungen hat einen Einfluss auf die Kosten!

Die Schocktherapie mit der Besprechungsuhr

Es gibt Möglichkeiten, um die Dauer von Besprechungen einzudämmen bzw. den Teilnehmern zumindest deutlich ins Bewusstsein zu rufen, was der Spaß bei Kaffee und Keksen gerade kostet.

Das ist gerade dann sinnvoll, wenn um eine Entscheidung gerungen wird, die deutlich weniger kostet, als die Summe der Gehaltskosten der Teilnehmer.

Beispiel: Über die Anschaffung eines Notebooks im Wert von 499.- EUR wird mit 10 Teilnehmern eine Stunde lang diskutiert.

Eine dieser Möglichkeiten ist der Einsatz einer Besprechungsuhr (teilweise nennt man sie auch Konferenzuhr)

Was ist eine Besprechungsuhr?

In eine Besprechungsuhr wird der durchschnittliche Stundensatz der Teilnehmer (grob ermittelt) in Euro eingegeben und die Uhr zeigt dann nicht nur die Uhrzeit und die Dauer der Sitzung an, sondern es laufen auch für alle sichtbar die Kosten mit.

Besprechungsuhren gibt es in vielen Varianten, sowohl als festen Würfel auf einem Tisch oder als Softwarelösung, für die Anzeige per Beamer oder auf einem Monitor.

Ich persönlich nutze die Besprechungsuhr, die im Programm meineZiele integriert ist, da ich neben der Anzeige der Kosten auch gleich im Programm Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine festhalten und verwalten kann. Außerdem ist sie in der Anzeige viel flexibler, weil die Texte und Einheiten individuell eingestellt werden können.

Man kann die Besprechungsuhr aus meineZiele auch verwenden, um andere „Wachrüttler“ anzuzeigen. Hier sind einige Beispiele:

• Wir verlieren jede Stunde 3 Kunden an Konkurrenten
• Jede Stunde produzieren wir 12,8 kg Ausschuß
• Jede Stunde besuchen 58 Interessierte unseren Online-Shop und verlassen ihn ohne zu kaufen.

Lohnt sich die Anschaffung der Besprechungsuhr?

meineZiele kostet in der Anschaffung natürlich erstmal Geld. Aber die Anschaffung hat sich alleine durch die Besprechungsuhr innerhalb einer dreiviertel Stunde amortisiert (wirklich, ¾ Stunde!) wenn auch nur ein Meeting mit 10 Teilnehmern durch die Uhr um eine Stunde verkürzt wird.

In diesem Sinne, happy Meeting und gute Besprechungen!

Axel Schröder

P.S. Wenn Sie das Gefühl haben, daß Sie mit Ihrem Unternehmen trotz guter Auftragslage wenig Gewinn am Ende des Jahres erwirtschaften, liegt das oft an versteckter Verschwendung.

Nehmen Sie jetzt mit mir Kontakt auf zur Bekämpfung von Verschwendung im Unternehmen!