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Schluss mit ineffizienten Besprechungen
Organisation, Tools, Tipps und Tricks für bessere Meetings

Das „Meeting“ – von Sinn und Unsinn

Für diesen Beitrag habe ich mir viel Zeit genommen, um Ihn für Sie zu schreiben. Ich bedanke mich für Ihre Zeit, in der Sie den Beitrag teilen!
Jeder von Ihnen kennt gewiss die Situation, dass man an einem Montagmorgen noch mit guter Laune in die Firma fährt und voller Elan früh am Morgen zum „Meeting“ erscheint. Der Traditionelle Name ist natürlich die Besprechung.

Doch relativ schnell verfliegt die gute Laune, denn es ist wieder mal keine Tagesordnung rumgeschickt worden und nachdem provisorisch schnell eine gebastelt wurde, verfranzt sich der Chef wieder in langen Monologen oder Mitarbeiter erzählen wieder von Deadlines, die sie nicht einhalten konnten oder es werden gar Erlebnisse von Wochenende tuschelnd zwischen Mitarbeitern ausgetauscht. Mit anderen Worten das „Briefing“ artet mal wieder zur Generaldebatte aus. Alles das muss nicht sein, oder?

Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wo das „Meeting“ oder die „Besprechung“ überhaupt herkommt, wozu es dient und wie sich eine Besprechung von einem lockeren „Plausch“ abgrenzen sollte!

Kulturhistorischer Einblick zur Besprechung

Seit Menschen sich in Stämmen organisieren, was laut Definition – „…eine wenig komplexe gesellschaftliche Organisationsform, deren Mitglieder durch das Verständnis von einer gemeinsamen Abstammung und durch gegenseitige Verwandtschaftsbeziehungen zusammengehalten werden.“ – ist, müssen diese auch ihre Aufgaben innerhalb des Stammes verteilen.

Schon zu Zeiten der Germanen ca. 200 v.Chr. mussten sich die Stammesführer darüber unterhalten, welche Dinge wer übernimmt. Auf diesen Stammessitzungen wurde festgelegt, wer Jagen geht, wer in die Gruppe der Jäger aufgenommen wird, wer das Lager bewacht, wer das Essen zu bereitet oder das Lager entsprechend in Stand hält.

Diese Möglichkeit der Abstimmung mit den Stammesmitgliedern stellte schon das Organisationstalent der ersten Völker heraus. Dieser Prozess wurde umso effektiver, je besser das Kommunikationsinstrument, also die Sprache, in ihren Facetten wurde.

Ãœber die Jahrhunderte konnten auf diese Art und Weise nicht nur kurzfristig Dinge abgestimmt werden, sondern auch mittels Schrift festgehalten werden, was auf einer Besprechung besprochen worden war.

Diese Verbesserung der internen Kommunikation führte unter anderem auch zu einem optimierten Hausbau und so konnten Dörfer, welche mit System angelegt worden waren. Mit einem Friedhof und Prunkgräbern, mit Häusern für Stammesführer und das normale Stammesvolk, mit Technik für Versorgung mit Wasser und Entsorgung von Unrat. Alles das wurde sogar zusätzlich später durch Palisaden- und Wallanlagen geschützt!

Genug aber von den Germanen und nun einen großen Schritt weiter in der Geschichte zu den Römern.

Unter der den Römern wurden ebenfalls „Besprechungen“ abgehalten. Dies fand sogar oft in einem wesentlich größeren Rahmen statt. Dabei wurde zudem noch getrunken und gegessen. Auch unter den Griechen war diese Art der Zusammenkunft schon sehr früh bekannt und nannte sich „Symposium“. Dabei wurden aber nicht nur Dinge der Staatsführung besprochen, sondern auch wissenschaftliche Inhalte ausgetauscht, sowie es auch heute bei Symposien noch der Fall ist.

In Rom trafen sich die Regierenden auf dem Forum Romanum. Dies war der Ort, der für politische, religiöse und soziale Zusammenkünfte diente.

Dabei stellte sich schon zu dieser Zeit der Römischen Republik ca. 509 v.Chr. bis 27v.Chr. heraus, dass die „klugen Köpfe“ des Landes die Zügel in Sachen Regierung des Landes übernommen hatten.

Was macht die früheren Besprechungen so ungerecht?

Abseits jedoch dieser Geschichte der Staatenentwicklung war es oft ähnlich, dass die Weiseren und Älteren die Hauptteilnehmer dieser Besprechungen waren. Frauen waren kaum oder gar nicht in der öffentlichen Besprechung vertreten, sondern allenfalls in Besprechungen zu Angelegenheiten des Privatlebens oder des Hausstandes.

Dieses Ungleichgewicht, dass nicht jeder, sei es auf Staatsebene oder auf Unternehmensebene, ein Stimmrecht oder Mitspracherecht hat, hielt in den westlichen Kulturen nicht auf Dauer an.

Jeder hat das Recht, zu einer Besprechung beizutragen

Nachdem kulturhistorisch einiges Wasser durch den Rhein geflossen war, bildeten sich gleichgelagerte Interessengruppen unter den Menschen, die alle im gleichen Gemeinwesen wie einem Staat lebten. Dabei wurde mit Hilfe des demokratischen Gedankens, die Möglichkeit über Themen abzustimmen immer besser.

Der Begriff Demokratie eigentlich schon aus dem altgriechischen stammt (altgr.: Δημοκρατία „Herrschaft des Staatsvolkes“, von δῆμος dÄ“mos ‚Staatsvolk‘ und -kratie: κρατία kratía ‚Herrschaft‘) und dieser Herrschaftsformen, politische Ordnungen oder politische Systeme, in denen Macht und Regierung vom Volk ausgehen, bezeichnet.

Nichtsdestotrotz ist die Basisdemokratie in Besprechungen und Abstimmungen tatsächlich erst Ende des 18. Jahrhunderts in Frankreich zu Zeiten Napoleon Bonapartes eingekehrt.

In der dritten Phase nämlich, der Direktorialzeit von 1795 bis 1799, behauptete eine von besitzbürgerlichen Interessen bestimmte politische Führung die Macht nur mühsam gegen Volksinitiativen für soziale Gleichheit einerseits und gegen monarchistische Restaurationsbestrebungen andererseits. Mit dem Motto Freiheit, Gleichheit, Brüderlichkeit kehrte so das erste Mal auch in ein Staatssystem die Möglichkeit ein, dass jeder ein Recht zur Wahl und Mitsprache hatte.

Aus unzähligen Geschichtsbüchern aber wissen wir, dass der Kampf um ein demokratisches Miteinander in allen Bereichen des Lebens, wie Familie, dem Staat oder dem Unternehmen, noch bis in die heutige Zeit hineinreicht.

Die Besprechung: Eine Begriffsabgrenzung

Es ist müßig zu erläutern, wie die Menschen Besprechungen immer wieder genutzt haben um Dinge zu delegieren, organisieren oder abzustimmen, viel interessanter ist es zu betrachten, welche Bedeutung dem Begriff heute zugemessen wird.

Die Vielfalt der Begriffe für, „…eine Zusammenkunft von Personen, die in einem speziellen Themenbereich arbeiten.“, ist unglaublich vielfältig.

Folgende Begriffe werden alle der gleichen Grunddefinition gerecht:

  • Kongress, Meeting, Versammlung, Generalversammlung, Symposium, Synode, Convention usw.
  • Hearing, Beratungsforum, wissenschaftliches Forum, Expertenforum, Kolloquium, Verhandlung,
  • Arbeitsgruppe, Arbeitskreis, Gesprächskreis, Forumsdiskussion, Round Table, Sitzung, Treffen,
  • Kurs, Lehrgang, Lernstatt, Ideenbörse, Schulung, Weiterbildung, Workshop
  • Session, Postersession, Kommission usw.

Diese Begriffe trennen einzig und allein kleine Feinheiten, wie z.B. geschichtlicher Hintergrund, Intention, Umfeld (universitär, politisch, etc.) oder die Größe.

Das „Symposium“ wie eingangs erläutert wird eher für eine wissenschaftliche Zusammenkunft benutzt, was in der Geschichte des Begriffs seine Begründung findet.

Zur Größe der Zusammenkunft gibt es folgende Einteilung:

  • Großveranstaltungen (über 1000 Teilnehmer)
  • Kongresse (mit 200-1000 Teilnehmern)
  • Tagungen (100-200 Teilnehmer)
  • Symposien (31-100 Teilnehmer)
  • Besprechungen, Seminare und Kurse (bis 30 Teilnehmer).

Sinn und Unsinn der Besprechung

Wie bisher erläutert, dienten Besprechungen in der Geschichte der Menschheit schon immer als ein wichtiges Instrument, um sich abzusprechen und vor allem auch richtungsweisende Entscheidungen gemeinsam zu treffen. Dazu kam noch, die Ergebnisse vielleicht im Nachhinein zur Debatte zu stellen.

Ergo ist auch für Sie in Ihrem Unternehmen eine Besprechung von größter Wichtigkeit.

Neben dem Ãœberblick, den Sie sich z.B. über Abteilungssitzungen verschaffen können, indem Sie Ihre Mitarbeiter zum aktuellen Stand der Ding anhören können, können Sie auch enorm Nerven und Zeit sparen. Die Organisation und Absprache vor einem Projekt, das man angeht, ist nämlich oft schon die halbe Miete

Eine Schlacht kann man ja meistens auch nicht ohne Plan und Strategie gewinnen!

Was ist zu tun, um eine gute Besprechung zu organisieren, die nicht in eine stundenlange Diskussion ausartet?

Grundsätzlich folgen heute Besprechungen meistens einem bestimmten Schema.

Dabei wird vorab an die Teilnehmer eine Agenda oder eine Tagesordnung gesendet, damit sich jeder ein Bild von den Punkten, die besprochen werden sollen, verschaffen kann. Auf der Besprechung werden dann z.B. Rednerlisten geführt und Protokolle geschrieben, damit eine strukturierte Diskussion in Gang gebracht wird und die Quintessenz entsprechend festgehalten werden.

Die Vorbereitung und Nachbereitung hat viele Facetten aber auch die Leitung eines „Meetings“. Wie sie ein perfekt geführtes Meeting machen und die Kosten der Besprechung im Griff behalten und das wirklich mit Ergebnissen glänzen kann, erfahren Sie von uns!

Mehr dazu auf diesem Blog.

Mit bestem Gruß,
Axel Schröder

Für diesen Beitrag habe ich mir viel Zeit genommen, um Ihn für Sie zu schreiben. Ich bedanke mich für Ihre Zeit, in der Sie den Beitrag teilen!
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