Besprechungsprotokoll – eine Besprechung ist nur so gut wie ihr Protokoll

Das Besprechungsprotokoll wird oft unterschätzt, aber es ist eigentlich eines der wichtigsten Instrumente, um Besprechungen wirklich effektiv zu machen. Protokolle zu schreiben wird oft als lästig oder überflüssig empfunden und dann entfällt es oft gleich ganz.

Dabei muss es gar nicht unbedingt viel Arbeit machen, sondern dass einiges an Arbeit erspart bleibt. In den folgenden Abschnitten soll ihnen bewusst werden, warum es sinnvoll ist, bei möglichst jeder Besprechung ein passendes Protokoll zu führen und welchen Nutzen sie daraus ziehen können.

Warum ist ein Besprechungsprotokoll so wichtig?

Besprechungen finden je nach Größe des Unternehmens üblicherweise in verschiedenen Abteilungen und mindestens wöchentlich oder zweiwöchentlich statt, sodass alle wichtigen Angelegenheiten besprochen werden können.

Ziel ist es dabei in den entsprechend relevanten Adressatenkreisen Probleme, aktuelle Fragen und Themen oder Ziele zu erörtern.

Damit eine möglichst präzise Informationsweitergabe stattfinden kann, ist es sinnvoll, Protokolle über diese Besprechungen anzufertigen.

Immer wieder kann es vorkommen, dass Mitarbeiter aufgrund anderer Termine oder Krankheit selbst nicht an einer Besprechung teilnehmen können, der sie eigentlich beiwohnen sollten. Damit in diesem Fall aber nicht andere Mitarbeiter „Buschfunk“ betreiben müssen und halbe oder gar verfälschte Informationen an den Mitarbeiter, welcher nicht an der Besprechung teilgenommen hat, weitergeben, sollte ein Protokoll vorliegen.

Außerdem gibt es immer wieder Situationen, in denen auch Externe und Dritte mit Hilfe eines Protokolls Wissen über die Lage bestimmter Sachverhalte erlangen können.

Neben dieser Funktion zur Informationsweitergabe können Protokolle auch Hilfsmittel sein, um innerhalb ihres Unternehmens Lernprozesse zu fördern und damit eine effektive Retrospektive zu ermöglichen.

Die direkten Auswirkungen eines Beschlusses können mit dem anfänglich gesetzten Ziel abgeglichen werden und somit können Entscheidungen für die Zukunft optimiert werden. Ebenfalls kann es passieren, dass die Mitarbeiter in einem bestimmten Bereich wechseln und sich somit der neue Mitarbeiter einarbeiten muss. Nichts ist in diesem Fall besser als eine umfassende Bibliothek mit Protokollen aus vergangener Zeit.

Mit Hilfe von guten und möglichst präzisen Protokollen können vergangene Dinge besser nachvollzogen und verinnerlicht werden. Gerade negative Erlebnisse, wie beispielsweise die Zahlungszuverlässigkeit eines Kunden, sind interessante Anhaltspunkte, um in Zukunft besser planen zu können. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig sich bewusst zu machen, dass der Umgang mit Aufträgen und Projekten, sowie mit Menschen im Allgemeinen möglichst konsistent sein sollte. Andernfalls wirkt sich eine „Wischi-Waschi“ Führungsmentalität auch negativ auf die Stimmung in ihrem Unternehmen aus!

Es lassen sich grundsätzlich folgende Bereiche im Unternehmen festhalten, auf die gute wie schlechte Protokolle Auswirkungen haben:

• Unternehmenskultur
• Mitarbeiterzufriedenheit
• Flexibilität der Prozesse
• Lernfähigkeit der Mitarbeiter
• Informationsasymmetrie (Manche Informationen sind gut zugänglich, andere sind schwer zugänglich)

Was zeichnet ein gutes Protokoll aus?

Die Qualität eines Protokolls hängt von mehreren Faktoren ab. Dabei ist es vor allem wichtig, den Ablauf einer Besprechung sowie die Vor- und Nachbereitung im Kopf zu behalten.

Somit sollte ein Protokoll nicht wesentlich von der vorher verschickten Tagesordnung abweichen, denn sonst ist die Verwirrung für Mitarbeiter, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, Externe und Dritte zu groß. Hier ist eben auch eine gewisse Besprechungsdisziplin erforderlich, denn wenn sich in der Besprechung niemand an die Tagesordnung hält, dann hat das unmittelbare Auswirkung auf das Protokoll.

Außerdem sollte man sich bewusst machen, welchen Zweck das Protokoll zu erfüllen hat. Hierfür ist es sinnvoll folgenden Fragen vorher abzuklären:

• Welche Personen lesen das Protokoll? (Geschäftsführung, Mitarbeiter, Externe oder eine Kombination aus diesen)
• Soll es nur ein Ergebnisprotokoll sein oder ein Verlaufsprotokoll?
• Welchen Umfang muss das Protokoll haben (sehr detailliert versus komprimiert)?
• Geht es um kritische Themen? Falls ja, sollen alle Informationen, Ideen und Pläne auch protokolliert werden?
• Geht es um „Beweissicherung“ durch das Protokoll?

Sind diese Fragen für den Protokollanten geklärt, wird es einfacher, eine effektive Protokollierung zu gewährleisten. Wichtig ist hierbei zu erkennen, dass nicht jedes Protokoll gleich ist, denn es soll meistens verschiedenen Anforderungen gerecht werden.

Um die oben genannten Fragen etwas besser klären zu können, werden in den folgenden Abschnitten kurz die Unterschiede erklärt.

Inhalt eines Protokolls

Bevor wir verschiedenen Arten Protokolle dargestellen, wollen wir ihnen erst den grundsätzlichen Aufbau eines Protokolls zeigen.

Das Protokoll beginnt üblicherweise mit dem Protokollkopf. Hier werden die allgemeinen Informationen über die Besprechung festgehalten. Dann folgen die einzelnen Tagesordnungspunkte und Diskussionsthemen und zu guter Letzt sollten Anträge und Termine folgen. Im Folgenden noch einmal die einzelnen Unterpunkte eines jeden, guten Protokolls:

1. Angaben zum Meeting: Datum, Ort, Uhrzeit, Name des Moderators und des Protokollierenden
2. Gegenstand des Meetings: Zweck der Zusammenkunft
3. Teilnehmende: Die Namen eingeladener und anwesender Personen, dies dient vor allem im Nachhinein der Aufklärung von Zuständigkeiten und Missverständnissen.
4. Tagesordnungspunkte: Themenpunkte, die laut Agenda behandelt werden sollen. Jeder Tagesordnungspunkt (TOP) muss im Protokoll vermerkt werden.
5. Themen: Wird über einzelne Probleme, Berichte, Sachverhaltsdarstellungen, Diskussionen (meistens nur in Verlaufsprotokollen) oder Anträge Protokoll geführt, so sollten die Verantwortlichen, Termine (wie etwas Deadlines) und geplante bzw. durchzuführende Maßnahmen notiert werden.

Tipps zum Besprechungsprotokoll:

1. Je nach Verwendungszweck können einzelne Gliederungspunkte entfallen, sodass Sie nicht alle hier genannten Punkte berücksichtigen müssen. Um zu entscheiden, welche Punkte im Protokoll vorkommen sollten, helfen ihnen die Fragen, welche wir schon im vorherigen Abschnitt erläutert haben.
2. Außerdem sollte zu jedem Tagesordnungspunkt ein Ergebnis mit einem Verantwortlichen und einem Erledigungszeitpunkt notiert werden.
3. Sollten bestimmte Themen aus Zeitgründen nicht diskutiert werden können, vermerken Sie, wann das Thema besprochen werden soll. Es ist ebenfalls möglich, einen Vermerk über das Zwischenergebnis zu machen, wenn z.B. weitere erforderliche Informationen für die Entscheidung fehlen. In diesem Fall notieren Sie den Namen des für die Recherche Verantwortlichen und das Datum, an dem das Ergebnis vorliegen soll.
4. Sollten Sie ein Ergebnis akustisch oder inhaltlich nicht verstanden haben, klären Sie die Frage noch während des Meetings, denn nach dem Meeting ist es kaum möglich, die betreffenden Personen noch einmal über das Gesagte zu befragen. Meistens nämlich verlassen – aber das werden sie sicher schon selbst erlebt haben – alle Beteiligten fluchtartig den Konferenzraum.

Arten von Protokollen

Ergebnisprotokoll

Ergebnisprotokolle werden erstellt, wenn nur die Ergebnisse des Meetings von Relevanz sind und weniger der Entscheidungsfindungsprozess oder die Diskussionen. Es genügt dann, nur die Entscheidungen und die beschlossenen Maßnahmen festzuhalten, zum Beispiel bei einem Jour Fixe.

Um ein möglichst präzises und prägnantes Ergebnisprotokoll zu schreiben, ist es sinnvoll folgenden Grundregeln zu beachten:

Reduzierte Form

Im Nachhinein sollen die relevanten Informationen und Ergebnis ersichtlich werden. Dies garantiert nicht nur einen schnellen Überblick, sondern verkürzt auch die für die Protokollerstellung notwendige Zeit.

Verständliche Stichpunkte oder Sätze

Um zu gewährleisten, dass auch Außenstehende oder bei der Besprechung Abwesende, wie beispielsweise Führungskräfte das Protokoll verstehen können, müssen die Informationen sinnvoll aggregiert werden. Die einzelnen Punkte können dabei stichwortartig formuliert werden, das heißt, sie werden nicht als Sätze ausformuliert. Eine Ausnahme hingegen sind dabei Ergebnisse, welche immer in ganzen Sätzen festgehalten werden sollten.

Das Ergebnisprotokoll hält Entscheidungen fest

Somit werden nur Gruppenentscheidung festgehalten und nicht die einzeln geäußerten Standpunkte. Das bedeutet ebenfalls, dass Namen nur bei Aufgaben genannt werden. Oder auch, wenn ein Teilnehmer ausdrücklich einem gemeinsamen Ergebnis nicht zustimmt – es gibt kein „Copyright auf Ideen“.

Termine und Zuständigkeiten eindeutig angeben

Diese Maßnahme ist unglaublich wichtig um überprüfen zu können, ob die zuständigen die Aufgabe in Angriff genommen haben und den Fortschritt in der nächsten Sitzung zu evaluieren.

Verlaufsprotokoll

Das Verlaufsprotokoll enthält wie das Ergebnisprotokoll die Entscheidungen und die beschlossenen Maßnahmen. Zusätzlich werden die Inhalte der Reden, der Diskussionen und der gestellten Fragen protokolliert. Mit einem Verlaufsprotokoll lässt sich später nachvollziehen, wie es zu einer Entscheidung gekommen ist.

Um ein gutes Verlaufsprotokoll zu verfassen, sollten folgende Grundregeln beachtet werden:

Übersichtliche Gestaltung der einzelnen Diskussionsthemen

Zu dem jeweiligen Diskussionsthema sollte der Ausgangspunkt, die einzelnen Standpunkte der Redner und das Ergebnis der Diskussion festgehalten werden. Dabei ist es sinnvoll eine erkennbare Formatierung des Protokolls vorzunehmen aus der ersichtlich wird, wer die einzelnen Redner waren.

Festhalten von Zwischenergebnissen

Sollten bei Diskussionen Zwischenergebnisse entstehen, sollten diese erkennbar festgehalten werden. Diese können Sie zum Beispiel mittels einer Formatierung des Textes hervorheben. Dabei sollten Sie einfache Formatierungen wählen, wie kursiv, fett oder unterstrichen und den kompletten Absatz so formatieren.

Wenn es in einer Besprechung recht „chaotisch“ zugeht, ist ein Verlaufsprotokoll (Protokollierung nach chronologischem Ablauf) nicht empfehlenswert. In solchen Fällen wird das Protokoll am besten nach Inhalten strukturiert (falls gegeben nach Tagesordnungspunkten), sodass es dann eher einem Ergebnisprotokoll ähnelt.

Gedächtnisprotokoll

Diese Art des Protokolls sollte so verfasst sein, dass sie sich und den anderen Teilnehmern des Meetings im Nachhinein die wichtigsten Punkte ins Gedächtnis rufen kann. Dabei ist sowohl der Verlauf als auch das Zwischenergebnis des Diskussionsthemas relevant. Es ist aber nicht sinnvoll ein solches Protokoll in ganzen Sätzen auszuformulieren, denn es soll nur eine Gedankenstütze sein. Meistens nämlich wird ein solches Protokoll verwendet, um in größeren oder anderen Meetings Themen aufzugreifen oder Revue passieren zu lassen.

Bekannt ist diese Form des Protokolls eher aus dem Alltag für negative Ereignisse z.B.:

• Unfall
• Schadensfall
• getroffene mündliche Vereinbarungen
• außergewöhnliche Beobachtung
• wichtiges Gespräch (z. B. mit Vorgesetzten)
• Vorfall mit der Behörde
• Streitfall usw.

Dabei ist es dann wichtig folgende W-Fragen zu berücksichtigen:

• WAS genau ist geschehen?
• WANN?
• WARUM, was war der Auslöser, die Ursache?
• WER war beteiligt, anwesend?
• WIE hat wer reagiert?
• WELCHE Folgen hatte der Vorfall?

Somit ist es also im Alltag sinnvoll ein Gedächtnisprotokoll direkt nach dem Ereignis zu verfassen und dann später in Reinform zu bringen. Warum ein Protokoll aber grundsätzlich zeitnah nach einem Ereignis oder einer Besprechung verfasst werden sollte, wird im nächsten Abschnitt genauer dargestellt.

Wann sollte man das Protokoll verfassen?

Damit ein Protokoll die wesentlichen Informationen des Meetings enthält, sollte dies unmittelbar nach dem Meeting verfasst werden. Nicht später als 72 Stunden nach dem Besprechungstermin sollte das Protokoll ausformuliert worden sein. Andernfalls verblassen die Erinnerungen des Protokollanten, sodass dann der Inhalt des Protokolls unvollständig oder verfälscht sein kann. Außerdem ist es kurz nach der Besprechung noch nicht notwendig sich nur an den Aufzeichnungen entlang hangeln zu müssen, denn einige wichtige Erinnerungen können dann noch aus dem Gedächtnis wiedergegeben werden.

Zudem kann mit Hilfe einer guten Vorlage die Arbeit am Protokoll reduziert werden. Für eine gute Besprechung sollte vorher eine Tagesordnung an die Teilnehmer verschickt werden. Die einzelnen Tagesordnungspunkte können dann wiederum als Anhaltspunkt für die Protokollvorlage dienen. Während des Meetings können dann z.B. unter die einzelnen Tagesordnungspunkte Stichpunkte geschrieben werden, welche dann nach dem Meeting in vollständige Sätze umformuliert werden können, was vor allem bei einem Verlaufsprotokoll (s.o.) von Nöten ist.

Bei besonders kritischen Sitzungen, wo das Protokoll eine beweissichernde Funktion hat, sollten Sie das Protokoll während des Meetings verfassen, noch im Meeting mit den Anwesenden abstimmen (z.B. mit einem Beamer) und sofort von allen Teilnehmern unterschreiben lassen. Hier ist die Geschwindigkeit wichtiger als eine den Corporate-Design-Vorgaben entsprechende, ausgefeilte Form.

Tipps, Tricks & Beispiele für Protokolle inkl. Download-Vorlage

Zu guter Letzt wollen wir ihnen noch ein paar Tipps mit auf den Weg geben, sodass ihre zukünftigen Protokolle schnell und gut gelingen:

Sollte ein Protokoll handschriftlich oder am Computer verfasst werden?

In der heutigen Zeit ist das handschriftliche Protokoll aus der Mode gekommen, und das aus gutem Grund!

Wenn Sie gleichzeitig zuhören und schnell tippen können, erfassen Sie das Meeting gleich am Notebook, denn dabei können Sie direkt mit einer Vorlage arbeiten. Dieses erspart ihnen nicht nur die Arbeit ein handschriftliches Protokoll hinterher abtippen zu müssen, sondern sie vermeiden auch das typische Phänomen, dass sie am Tag danach vor dem Protokoll sitzen und einige Dinge nicht mehr entziffern können!

Zudem können sie mit Hilfe einer am Computer vorgefertigten Vorlage, welche dann auf die jeweilige Tagesordnung angepasst werden kann, besser dem gesagten folgen und die wichtigen Dinge protokollieren.

ABER: Ein handgeschriebenes Protokoll kann in Ausnahmefällen verfasst werden, denn manchmal reicht dies aus. Um die Verteilungsprozedur (das Verschicken des fertigen Protokolls) abzukürzen, wird das Protokoll gut eserlich (!) während der Besprechung geschrieben. Am Ende der Besprechung wird es kopiert und direkt an die Teilnehmer verteilt.

Vorbereitung ist die halbe Miete

• Bereiten Sie für Fragen und Unklarheiten ein gesondertes, andersfarbiges Blatt Papier vor.
• Legen Sie für häufig verwendete Wörter Abkürzungen fest.
• Lassen Sie zwischen den Notizen und am Rand ausreichend Platz für Ergänzungen und Korrekturen.
• Stellen Sie Namensschilder auf, wenn Sie nicht die Namen aller Teilnehmer kennen.
• Wird im Meeting mit Flipchart und Whiteboard gearbeitet, können Sie Fotos zur Dokumentation machen und dem Protokoll anhängen.

Persönliche Meinungen haben im Protokoll nichts verloren

Ein Protokoll wird generell neutral und sachlich geschrieben. Persönliche Stellungnahmen haben darin nichts verloren, denn es geht nicht darum, dass der Protokollant die Besprechung bewertet. Ein Protokoll ist nur ein Mittel zur Informationsweitergabe.

Mit Form und Stil zum Ziel

• Hervorhebungen fördern die Übersichtlichkeit
  Empfehlenswert ist die Hervorhebung wesentlicher Aussagen, z. B. durch Fettschrift oder Unterstreichungen.
• Gliederungen beachten
  Eine sinnvolle Gliederung im Besprechungsprotokoll darf nicht fehlen. Überschriften sind aber nicht erforderlich. Bewährt hat sich die Gliederung in Themenblöcke
• Erledigungs-/Fälligkeitsdatum und Zuständigkeit festlegen
  Protokollierte Aufgaben werden mit Erledigungstermin und Zuständigkeit (in eigener Spalte) versehen.
• Folgetermine festlegen
  Falls ein Folgetermin bekannt ist, sollte der Termin für die nächste Besprechung im Protokoll vermerkt werden. Dann gibt es keine Ausreden mehr, dass jemand den Termin überhört oder verwechselt hat und die Teilnehmer können sich den Termin frühzeitig freihalten.
• Korrekturlesen lesen lassen, um grobe Fehler zu vermeiden

Ein Protokoll sollte von einer zweiten Person korrekturgelesen werden, welche mit der Erstellung des Protokolls nichts zu tun hatte, aber im besten Fall trotzdem Teilnehmer der Meetings war. Rechtschreibfehler oder unverständliche Abschnitte des Textes können so, vor dem verschicken an den Adressatenkreis, verhindert werden.

Was nicht in ein Protokoll gehört

Ein Protokoll zu erstellen heißt auch, Informationen zu sichten, auszuwählen, zu komprimieren und zusammenzufassen. Das geschieht je nach Thema der jeweiligen Besprechung bzw. der jeweiligen Tagesordnung auf verschiedene Art und Weise. Damit sie in Zukunft jene Informationen vermeiden, die nicht zu einem guten Protokoll beitragen, haben wir für sie einige Dinge im Folgenden aufgeführt.

Nicht in ein zeitgemäßes Protokoll gehört in der Regel alles, was nicht konkret der Ergebnissicherung dient, wie beispielsweise:

• selbstverständliche Bestandteile einer Besprechung oder des Ablaufs („Herr Müller begrüßte die Mitarbeiter“)
• etwas, das nicht zum Thema gehört bzw. das nicht das Ziel der Besprechung oder auch des TOPs verfolgt
• zwischenzeitliche Äußerungen, die keine Auswirkungen auf das Ergebnis haben
• Äußerungen, die keine Zustimmung finden und nicht weiter diskutiert werden
• Diskussionen, aus denen keine Aufgaben oder Ergebnisse abgeleitet werden können
• „natürliches“ Vorgehen, Selbstverständlichkeiten, durch Regeln oder Normen festgelegte Verfahrensweisen

Absolute Protokoll No-Gos

In vielen Unternehmen ist es üblich, das Protokoll vor dem Versand an eine größere Runde unter den Teilnehmern abzustimmen. Manche nutzen diese Abstimmrunde, um Ergebnisse umzuinterpretieren oder schlicht noch Dinge zu vermerken, die in der Besprechung tatsächlich nicht angesprochen wurden.

Bleiben Sie hier knallhart! Es kommt nur ins Protokoll, was auch tatsächlich gesagt oder beschlossen wurde! Wenn Sie dem einmal nachgeben, ist Ihr Ruf als vertrauensvoller Protokollant für ewig dahin!

Das gilt übrigens auch für Ergänzungen von Teilnehmern, die gar nicht in der Sitzung waren. Personen, die nicht selbst in der Besprechung waren, haben kein Recht auf Änderungen/Ergänzungen des Protokolls!

Download Vorlage Besprechungsprotokoll

Fazit zum Besprechungsprotokoll

Schlussendlich lässt sich also auch das nervige Protokollieren effektiv nutzen, um die Lernprozesse innerhalb ihres Unternehmens zu steigern. Im Rahmen einer guten Retrospektive ist ein Protokollführung unverzichtbar, wie sie ebenfalls in unserem Artikel zu selbigem Thema lesen können: https://axel-schroeder.de/retrospektive-baustein-des-systematischen-organisationalen-lernens Damit sie einen noch besseren ersten Eindruck haben wie eine Tagesordnung und ein Protokoll aussehen sollte, haben wir ihnen eine Vorlage beigelegt:

Mit bestem Gruß,
Axel Schröder