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Schluss mit ineffizienten Besprechungen

Organisation, Tools, Tipps und Tricks für bessere Meetings

Warum ein ein Blog über Besprechungen?

Wie alles begann…

Es ist ein Donnerstag Ende Oktober um 10:00h. Wir sind unsichtbare Zuhörer in einem repräsentativen Besprechungsraum mit ca. 25 Sitzplätzen.

[Anmerkung: Diese Besprechung fand tatsächlich statt, ich war natürlich nicht unsichtbar, möchte Sie aber im Nachgang mit daran teilhaben lassen.]

Draußen ist es nebelig und dunkel, man weiß nicht genau, ob der Tag wirklich anfangen will, Tag zu werden oder ob es nicht Nacht bleibt.

Im Besprechungsraum befindet sich ein recht lang gezogener Tisch in Ovalform.

Es sitzen die Leiterin Controlling, der Marketingleiter, der Einkaufsleiter und der Vertriebsleiter locker verteilt um den Tisch zusammen.

Jeder hat einen Mitarbeiter mitgebracht, falls Rückfragen im Detail wären. Es fehlt noch der Produktionsleiter. Seine Mitarbeiterin ist schon da und rutscht nervös auf dem Stuhl hin und her. Alle Teilnehmer haben ihre Notebooks aufgeklappt und lesen vertieft wichtige Nachrichten. Ab und an klappert jemand auf der Tastatur.

Die Damen und Herren wollen die Finanz- und Absatzzahlen aus dem 3. Quartal besprechen und wie das Geschäftsjahr vermutlich abgeschlossen wird. Dabei werden sicher auch die jüngsten Qualitätsmängel und die hohen Retouren zur Sprache kommen. Das Treffen soll der die Beteiligten „abholen“, bevor die Zahlen offiziell an die Geschäftsführung gemeldet werden.

Nach rund 10 Minuten entschließt sich die Mitarbeiterin aus dem Controlling die Sitzung zu eröffnen, obwohl der Produktionsleiter immer noch nicht da ist.

Der Beamer zeigt in fahlem Licht eine PowerPoint-Präsentation mit furchtbar vielen Zahlenkolonnen. Von den hinteren Sitzplätzen sind die Zahlen kaum zu erkennen.

Der Hahnenkampf geht los…

„… Es ist deutlich zu sehen, daß der Absatz und der Umsatz signifikant zurückgegangen sind…“ führt die Controllerin ein.

Zwischenruf vom Vertriebsleiter: „Kein Wunder, wenn zum einen qualitativer Mist produziert wird und zum anderen mein Budget für Verkaufsförderung gekürzt wurde. Haben Sie eine Darstellung des Zusammenhangs von Budgetkürzung und Absatzzahlen?“

Die Controllerin wirkt verunsichert und blättert in einem Ordner. Die Mitarbeiter aus der Produktion sucht die Schuld für die Qualitätsmängel beim Einkauf von schlechten Rohstoffen.

Kurzerhand wird im wilden Durcheinander der Schuldige für Qualitätsmängel gesucht.

Der Produktionsleiter hetzt mit 35 Minuten Verspätung in die Besprechung und lässt sich „updaten“, was denn bisher war.

So ging die Besprechung etwa 3 Stunden weiter.

… und endet im Bullshit-Bingo

Zum Schluß wurde folgendes Ergebnis „fabuliert“

„…mit einer großen Qualitätsoffensive, gekoppelt mit flankierenden Promotion und Win-Back-Aktionen sollten wir die Absatzzahlen stabilisieren und künftig sogar steigern können. Dazu müssten wir eine Task-Force gründen, die mit einer Swot-Analyse einen klaren Ãœberblick über unsere Market-Position und Value Prepositions gibt. Operationalisiert mit einer Balanced-Scorecard und Lean-Methoden wie Kaizen bekommen unsere Mitarbeiter dann das richtige Empowerment…“

Ergebnis der „Besprechung“

Von der ursprünglichen Intension dieser Besprechung war nichts mehr übrig. Und zwei Wochen später konnte sich mangels klaren Protokolls kein Beteiligter mehr erinnern, was man denn damals so konkret wollte.

Darum ein Blog über Besprechungen

Das war der Punkt, an dem ich dem Kunden einige Vorschläge zur Organisation von Besprechungen machte. Ganz konkrete Vorschläge, wie die Effektivität und die Effizienz von Besprechungen dauerhaft zu steigern seien.

Das Projekt war sehr erfolgreich und mein Kunde hat das investierte Beraterhonorar sehr schnell wieder zurückverdient.

Aber damit war nur einem Kunden geholfen. Der Bedarf an effizienten Besprechungen – in jeder Unternehmensgröße – ist riesig groß.

Deshalb habe ich mich entschieden, hier einen Blog rund um Besprechungen zu erstellen. Hier sollen Tipps zur Organisation von Besprechungen, zur Techniken wie Moderation oder Visualisierung, zur Einrichtung im Besprechungsraum oder zu Werkzeugen (Tools) für die Unterstützung bei der Abwicklung von Besprechungen vorgestellt werden.

Ich wünsche Ihnen viele hilfreiche Impulse auf besprechung.org

Ihr Axel Schröder