Wie alles begann…
Es ist ein Donnerstag Ende Oktober um 10:00h. Wir sind unsichtbare Zuhörer in einem repräsentativen Besprechungsraum mit ca. 25 Sitzplätzen.
[Anmerkung: Diese Besprechung fand tatsächlich statt, ich war natürlich nicht unsichtbar, möchte Sie aber im Nachgang mit daran teilhaben lassen.]Draußen ist es nebelig und dunkel, man weiß nicht genau, ob der Tag wirklich anfangen will, Tag zu werden oder ob es nicht Nacht bleibt.
Im Besprechungsraum befindet sich ein recht lang gezogener Tisch in Ovalform.
Es sitzen die Leiterin Controlling, der Marketingleiter, der Einkaufsleiter und der Vertriebsleiter locker verteilt um den Tisch zusammen.
Jeder hat einen Mitarbeiter mitgebracht, falls Rückfragen im Detail wären. Es fehlt noch der Produktionsleiter. Seine Mitarbeiterin ist schon da und rutscht nervös auf dem Stuhl hin und her. Alle Teilnehmer haben ihre Notebooks aufgeklappt und lesen vertieft wichtige Nachrichten. Ab und an klappert jemand auf der Tastatur.
Die Damen und Herren wollen die Finanz- und Absatzzahlen aus dem 3. Quartal besprechen und wie das Geschäftsjahr vermutlich abgeschlossen wird. Dabei werden sicher auch die jüngsten Qualitätsmängel und die hohen Retouren zur Sprache kommen. Das Treffen soll der die Beteiligten „abholen“, bevor die Zahlen offiziell an die Geschäftsführung gemeldet werden.
Nach rund 10 Minuten entschließt sich die Mitarbeiterin aus dem Controlling die Sitzung zu eröffnen, obwohl der Produktionsleiter immer noch nicht da ist.
Der Beamer zeigt in fahlem Licht eine PowerPoint-Präsentation mit furchtbar vielen Zahlenkolonnen. Von den hinteren Sitzplätzen sind die Zahlen kaum zu erkennen.
Der Hahnenkampf geht los…
„… Es ist deutlich zu sehen, daß der Absatz und der Umsatz signifikant zurückgegangen sind…“ führt die Controllerin ein.
Zwischenruf vom Vertriebsleiter: „Kein Wunder, wenn zum einen qualitativer Mist produziert wird und zum anderen mein Budget für Verkaufsförderung gekürzt wurde. Haben Sie eine Darstellung des Zusammenhangs von Budgetkürzung und Absatzzahlen?“
Die Controllerin wirkt verunsichert und blättert in einem Ordner. Die Mitarbeiter aus der Produktion sucht die Schuld für die Qualitätsmängel beim Einkauf von schlechten Rohstoffen.
Kurzerhand wird im wilden Durcheinander der Schuldige für Qualitätsmängel gesucht.
Der Produktionsleiter hetzt mit 35 Minuten Verspätung in die Besprechung und lässt sich „updaten“, was denn bisher war.
So ging die Besprechung etwa 3 Stunden weiter.
… und endet im Bullshit-Bingo
Zum Schluß wurde folgendes Ergebnis „fabuliert“
„…mit einer großen Qualitätsoffensive, gekoppelt mit flankierenden Promotion und Win-Back-Aktionen sollten wir die Absatzzahlen stabilisieren und künftig sogar steigern können. Dazu müssten wir eine Task-Force gründen, die mit einer Swot-Analyse einen klaren Ãœberblick über unsere Market-Position und Value Prepositions gibt. Operationalisiert mit einer Balanced-Scorecard und Lean-Methoden wie Kaizen bekommen unsere Mitarbeiter dann das richtige Empowerment…“
Ergebnis der „Besprechung“
Von der ursprünglichen Intension dieser Besprechung war nichts mehr übrig. Und zwei Wochen später konnte sich mangels klaren Protokolls kein Beteiligter mehr erinnern, was man denn damals so konkret wollte.
Darum ein Blog über Besprechungen
Das war der Punkt, an dem ich dem Kunden einige Vorschläge zur Organisation von Besprechungen machte. Ganz konkrete Vorschläge, wie die Effektivität und die Effizienz von Besprechungen dauerhaft zu steigern seien.
Das Projekt war sehr erfolgreich und mein Kunde hat das investierte Beraterhonorar sehr schnell wieder zurückverdient.
Aber damit war nur einem Kunden geholfen. Der Bedarf an effizienten Besprechungen – in jeder Unternehmensgröße – ist riesig groß.
Deshalb habe ich mich entschieden, hier einen Blog rund um Besprechungen zu erstellen. Hier sollen Tipps zur Organisation von Besprechungen, zur Techniken wie Moderation oder Visualisierung, zur Einrichtung im Besprechungsraum oder zu Werkzeugen (Tools) für die Unterstützung bei der Abwicklung von Besprechungen vorgestellt werden.
Ich wünsche Ihnen viele hilfreiche Impulse auf besprechung.org
Ihr Axel Schröder
Jeden Tag verbringen Mitarbeiter von großen und kleinen Unternehmen unzählige Stunden an Besprechungstischen. Manchmal macht es ihnen Spaß die aktuellen Themen zu diskutieren und sich mit anderen Mitarbeitern auszutauschen. An anderen Tagen würden einige Mitarbeiter am liebsten aus dem Besprechungsraum fliehen. Meistens liegt das weniger an den langweiligen Themen oder…
Jetzt weiterlesen!Das Besprechungsprotokoll wird oft unterschätzt, aber es ist eigentlich eines der wichtigsten Instrumente, um Besprechungen wirklich effektiv zu machen. Protokolle zu schreiben wird oft als lästig oder überflüssig empfunden und dann entfällt es oft gleich ganz. Dabei muss es gar nicht unbedingt viel Arbeit machen, sondern dass einiges an Arbeit…
Jetzt weiterlesen!Meetings sind in den heutigen Führungsebenen der Unternehmen „das“ Thema, denn entweder schlafen die Teilnehmer ein, verfangen sich in endlosen Diskussionen oder das Meetings ist das Event schlechthin, auf welches sich schon tage- oder monatelang Mitarbeiter freuen. Letzteres ist vor allem in den vergangenen Jahren durch die IT-Branche und allen…
Jetzt weiterlesen!In diesem Artikel soll es vor allem um die Sitzordnung bei Besprechungen gehen. Oftmals ist die Besprechung gut vorbereitet und es macht den Eindruck, dass nichts mehr schief gehen kann. Der Traum von der einstündigen Sitzung mit großartigen Ergebnissen allerdings ist schnell ausgeträumt! Die ganze Prozedur dauert trotz der optimalen…
Jetzt weiterlesen!Themen dieses Beitrags Wie Sie durch ineffiziente Sitzungen Ihr Unternehmen um Liquidität berauben und Ihre Kosten durch die Decke gehen… Ineffiziente Besprechungen kosten Sie als Unternehmer eine Menge Geld und entzieht ihrem Unternehmen massiv Liquidität. Dabei entstehen nicht nur die bekannten Kosten, sondern auch sehr viele versteckte Kosten. Dafür sollten…
Jetzt weiterlesen!Jeder von Ihnen kennt gewiss die Situation, dass man an einem Montagmorgen noch mit guter Laune in die Firma fährt und voller Elan früh am Morgen zum „Meeting“ erscheint. Der Traditionelle Name ist natürlich die Besprechung. Doch relativ schnell verfliegt die gute Laune, denn es ist wieder mal keine Tagesordnung…
Jetzt weiterlesen!Besprechungen – oft auch Meetings genannt – werden immer häufiger und immer teuer. Die Ergebnisse sind oft sehr dürftig. Viele meiner Beratungskunden haben Fragen zur effizienten Durchführung von Besprechungen. Dazu gehören Organisation, Tools, Protokolle, und vieles mehr.Daher habe ich mich entschlossen, hier einen Fachblog aufzubauen, der sich nur mit der…
Jetzt weiterlesen!